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Gründer & Finanzamt: Welche Steuern muss ich zahlen?

Selbstständige haben mehr Steuerpflichten als Arbeitnehmer. Wir erläutern, welche Steuerarten auf Gründer zukommen (können), welche Zusammenhänge es zwischen Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer gibt, und worauf Sie beim Umgang mit dem Fiskus sonst noch achten sollten. 

Grundlage der Besteuerung in den beiden ersten Geschäftsjahren ist der achtseitige „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung". Gewerbetreibende aus der IT-Branche bekommen ihn automatisch vom Finanzamt zugeschickt, nachdem sie ihren Gewerbeschein beim örtlichen Ordnungs- oder Gewerbeamt abgeholt haben. Angehörige freier IT-Berufe melden die Aufnahme ihrer selbstständigen Tätigkeit direkt beim Finanzamt an. Sie werden von dort aus aufgefordert, den amtlichen Fragebogen auszufüllen. 

Tipp: Im Beitrag „Gründer-Fragebogen: Finanzamt fragt Freelancer" können Sie nachlesen, welche Angaben erforderlich sind. 

Die wichtigsten Steuerpflichten von IT-Freelancern ergeben sich aus folgenden drei Steuerarten: 

  • Einkommensteuer: vierteljährliche Vorauszahlungen (am 15. März, Juni, September und Dezember) sowie jährliche Einkommensteuer-Erklärungen. 
  • Umsatzsteuer: monatliche Voranmeldungen (jeweils bis zum 10. des Folgemonats) sowie jährliche Umsatzsteuer-Erklärungen. 
  • Gewerbesteuer (gilt nicht für IT-Freiberufler): vierteljährliche Vorauszahlungen (jeweils am 15. Februar, Mai, August und November) sowie jährliche Gewerbesteuer-Erklärungen. 

Die Steuererklärungen müssen in der Regel bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben werden. Auf formlosen Antrag hin kann das Finanzamt die Abgabefrist verlängern. Wer einen Steuerberater mit dieser Aufgabe betraut, darf sich mit Steuererklärungen von vornherein bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit lassen. 

Was es mit den verschiedenen Steuerarten auf sich hat, entnehmen Sie der folgenden Übersicht: 

Einkommensteuer 
Die Einkommensteuer von Freiberuflern, Einzelunternehmern und Personengesellschaften ist keine Unternehmenssteuer. Vielmehr handelt es sich wie bei Arbeitnehmern um die persönliche Einkommensteuererklärung. Durch den Wechsel in die Selbstständigkeit ändert sich an der Steuererklärung viel weniger als oft vermutet: Bei den privaten Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben, Steuerermäßigungen etc. gibt es keine Unterschiede. Anstelle der „Anlage N", auf der Arbeitnehmer ihr Einkommen und die Werbungskosten eintragen, füllen Selbstständige folgende Formulare aus: 

  • Die Einkommensteuer-Vorauszahlen (entsprechen den Lohnsteuerzahlungen der Arbeitnehmer) ergeben sich anfangs aus Ihren Angaben im Gründer-Fragebogen. Auf die Höhe der Vorauszahlen nehmen Sie mit den Angaben über Ihre voraussichtlichen Einkünfte Einfluss. 
  • In der „Anlage EÜR" ermitteln Sie ihren steuerpflichtigen Einnahmenüberschuss (= Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben). 
  • Den eigenhändig errechneten Einnahmenüberschuss tragen Sie in die „Anlage S" (IT-Freiberufler) oder „Anlage G" (IT-Gewerbetreibende) ein. 
  • Falls Sie neben Ihrer Selbstständigkeit einer Beschäftigung nachgehen und / oder andere Einkunftsarten erzielen, reichen Sie weitere Anlagen ein – zum Beispiel die „Anlage N" (Arbeitnehmer), „Anlage V" (Vermietung und Verpachtung) oder auch „Anlage KAP" (Kapitalerträge). 
  • Belege über die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben Ihrer Selbstständigkeit brauchen Sie nicht einzureichen: Eine Kontrolle findet normalerweise erst im Rahmen einer Betriebsprüfung („Außenprüfung") statt. 
  • Betriebsprüfungen können jederzeit stattfinden. Manchmal vergehen aber auch Jahrzehnte bis zur ersten Prüfung. Manche Klein- und Kleinstbetriebe sind vom Finanzamt noch nie unter die Lupe genommen worden. 
  • Sobald der erste Einkommensteuerbescheid vorliegt, ist entweder eine Steuer-Nachzahlung fällig oder Sie bekommen eine Erstattung. Außerdem passt das Finanzamt die laufenden Einkommensteuer-Vorauszahlungen nach oben oder unten an. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihre Einkünfte als Selbstständige/r anfangs sehr niedrig einschätzen, dann aber doch sehr gut verdienen, müssen Sie Mitte bis Ende des zweiten Geschäftsjahres mit hohen Steuernachzahlungen für das Vorjahr und das laufende Jahr rechnen. Entsprechend wichtig ist es, ausreichende Steuerrücklagen zu bilden! 

Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer 
Die Umsatzsteuer macht zwar zusätzliche Arbeit – um eine echte finanzielle Belastung handelt es sich für die meisten Betriebe jedoch nicht. Getragen wird die Umsatzsteuer letztlich von den Verbrauchern. Selbstständige und Unternehmer fungieren bei der Umsatzsteuer als Steuereintreiber im Auftrag des Staates. 

Bitte beachten Sie: Die amtliche Bezeichnung der Steuerart lautet Umsatzsteuer. Da die Umsatzsteuer in Deutschland auf dem Wege der Mehrwert-Besteuerung ermittelt wird, hat die Bezeichnung Mehrwertsteuer aber grundsätzlich dieselbe Bedeutung. Das Umsatz-/Mehrwertsteuer-Prinzip ist einfach: 

  • Selbstständige schlagen in der Regel 19 % Umsatzsteuer auf ihre Honorare und sonstigen Erlöse auf. In der IT-Branche kommen Abweichungen vom Regelsteuersatz vergleichsweise selten vor: Ausnahmen gelten zum Beispiel für Verwertungen von Urheberrechten (= ermäßigter Steuersatz von 7 % - z. B. bei Veröffentlichung von Texten auf Webseiten oder Aufsätzen in Fachzeitschriften) oder auch bei Auslandsgeschäften (z. B. umsatzsteuerfreie Dienstleistungen und Lieferungen in andere EU-Länder oder Drittstaaten). 
  • Von ihren Umsatzsteuereinnahmen dürfen Selbstständige und Unternehmer die „Vorsteuer" abziehen: Das ist die Summe der Umsatzsteuer-Beträge, die sie bei ihren betrieblichen Einkäufen bezahlt haben. 
  • Voraussetzung für den Vorsteuerabzug sind finanzamtskonforme Rechnungen, in denen sämtliche Pflichtbestandteile gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind. 
  • Die Differenz von Umsatzsteuer-Einnahmen und eigenen Vorsteuer-Zahlungen ergibt die „Zahllast": Die müssen Sie regelmäßig bis zum 10. Tag des Folgemonats ans Finanzamt melden (= Umsatzsteuervoranmeldung) und anschließend unaufgefordert überweisen oder per Lastschrift abbuchen lassen. Falls Sie in einem Voranmelde-Zeitraum selbst mehr Umsatzsteuer bezahlt als eingenommen haben, bekommen Sie die Differenz vom Finanzamt anstandslos erstattet. 
  • Monatliche Voranmeldungen sind in den beiden ersten Geschäftsjahren obligatorisch. Danach hängt die Voranmelde-Häufigkeit von der Vorjahres-Zahllast ab: Bis 1.000 Euro sind keine Voranmeldungen erforderlich. Bis 7.500 Euro genügen vierteljährliche Voranmeldungen. Ab 7.500 Euro aufwärts bleibt es bei monatlichen Voranmeldung. 
  • Durch eine „Dauerfristverlängerung" können Sie sich einen Monat mehr Luft verschaffen. Unter Umständen müssen Sie dann aber eine „Sondervorauszahlung" entrichten. 
  • Sämtliche Umsatzsteuer-Einnahmen, -Ausgaben und -Vorauszahlungen werden im Folgejahr im Rahmen der Jahres-Umsatzsteuererklärung abgerechnet: Unterm Strich ergibt sich eine Nachzahlung oder Erstattung. 

Wichtig: Vereinfachungen gibt es für sogenannte Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Solange der Jahresumsatz … 
  • im Vorjahr nicht höher als 17.500 Euro war und 
  • im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro sein wird,

… dürfen Selbstständige die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nehmen: Sie brauchen dann keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen – bekommen allerdings auch keine Vorsteuer vom Finanzamt erstattet. 

Bitte beachten Sie: Für IT-Selbstständige eignet sich die Sonderregelung nur in Ausnahmefällen: Erstens liegen die Jahresumsätze allenfalls bei nebenberuflicher Selbstständigkeit unter der der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze. Und zweitens arbeiten IT-Experten meistens für vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden: In dem Fall ergibt die Umsatzsteuer-Befreiung keinen Preisvorteil. Der Verzicht auf den Vorsteuerabzug dagegen verteuert den betrieblichen Einkauf. 

Wichtig: Sie sind nicht verpflichtet, die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch zu nehmen. Um Mitnahmeeffekte zu vermeiden, sind Sie an einen möglichen Verzicht fünf Jahre lang gebunden. 

Gewerbesteuer 
Die Gewerbesteuer ist die einzige echte Unternehmenssteuer für IT-Selbstständige. Drei gute Nachrichten gleich vorweg: 

⦁ IT-Freiberufler zahlen überhaupt keine Gewerbesteuer. 
⦁ Für gewerbliche IT-Selbstständige gilt ein Gewerbesteuer-Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro. 
⦁ Nur der über den Freibetrag hinausgehende „Gewerbeertrag" (entspricht in etwa dem Einnahmenüberschuss bzw. Gewinn bei der Einkommensteuer) unterliegt der Gewerbesteuer. 
⦁ Der größte Teil der gezahlten Gewerbesteuer (genauer gesagt: bis zu einem „Gewerbesteuerhebesatz" von 380 %) wird auf die persönliche Einkommensteuer angerechnet. 

Unterm Strich kann die Gewerbesteuer-Belastung recht unterschiedlich ausfallen. Das machen die beiden folgenden Beispiele deutlich: 

  • Ein Münchner Gewerbetreibender mit einem Jahresgewinn von 75.000 Euro erzielt nach Abzug des Freibetrags einen Gewerbeertrag von rund 50.000 Euro. Beim Münchner Gewerbesteuerhebesatz von 490 % ergibt sich daraus ein Gewerbesteuer-Betrag von knapp 8.600 Euro. Davon werden rund 6.600 Euro auf die Einkommensteuer angerechnet. Die effektive Gewerbesteuerbelastung beträgt demnach knapp 2.000 Euro. 
  • Bei seinem Kollegen aus dem schleswig-holsteinischen Eckernförde macht sich die Gewerbesteuer dagegen finanziell überhaupt nicht bemerkbar: Da der Gewerbesteuerhebesatz in Eckernförde mit 340 % unter der Anrechnungsgrenze liegt, wird die fällige Gewerbesteuer in voller Höhe mit seiner Einkommensteuer verrechnet. 

Wie stark Sie als gewerblicher IT-Selbstständiger durch die Gewerbesteuer tatsächlich finanziell belastet sind, erfahren Sie im Gewerbe- oder Ordnungsamt Ihrer Stadt oder Gemeinde. Arbeit macht die Gewerbesteuer auf jeden Fall: Sie müssen den Gewerbeertrag ermitteln, laufend Gewerbesteuer-Voranmeldungen übermitteln und einmal im Jahr eine Gewerbesteuer-Erklärung abgeben. 

Elektronische Steuerdaten-Übermittlung 
Ganz gleich, ob Einkommen-, Umsatz- oder Gewerbesteuer: Sämtliche Steueranmeldungen und Steuererklärungen müssen mittlerweile elektronisch übermittelt werden. Die dafür erforderliche Elster-Schnittstelle ist in jedem seriösen Buchführungs- und Steuerprogramm enthalten. Sie können für die Datenübermittlung aber auch „ElsterFormular" (das kostenlose Steuerprogramm der Finanzverwaltung ) oder das Webportal „ElsterOnline" nutzen. 

Für Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Dauerfristverlängerungen, Anmeldungen auf Sondervorauszahlungen sowie Lohnsteueranmeldungen für Mitarbeiter sind zudem authentifizierte Datenübermittlungen Pflicht: Sie brauchen eine elektronische Signatur (z. B. das ElsterBasis-Zertifikat). 

Steuerberater fragen 
Wenn Sie wenig Steuer- und Buchführungserfahrung haben, suchen Sie sich am besten einen guten Steuerberater. Der kostet zwar Geld – wird einen großen Teil seines Honorars vielfach aber durch Einsparungen und Optimierungen wieder erwirtschaften.

Weiterführende Starter-Lektüre

⦁ Was ist eigentlich ein Gewerbeschein - und brauche ich den?
Gründer-Fragebogen: Finanzamt fragt Freelancer
⦁ Gründungs-Vorlaufkosten: Belege sammeln lohnt sich!
⦁ Wann ist ein Freiberufler selbstständig?

Ausführliche Informationen zu den einzelnen Steuerarten, zu Gewinnermittlung und Buchführungsvorschriften sowie der Wahl des passenden Steuerberaters finden Sie demnächst in weiteren P4P-Praxistipps: Stay tuned!

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Samstag, 19. August 2017

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