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Richtige Rechnungen: Welche Pflichtbestandteile gehören in Aus- und Eingangsrechnungen?

Klar: Unvollständige Rechnungen wirken unprofessionell und können teuer werden. Doch warum das so ist, und wer letztlich darunter leidet, ist weit weniger bekannt. Wir bringen Licht ins Rechnungs-Dickicht. 

Zunächst die gute Nachricht: Eigentlich ist die Sache ganz einfach. Denn der Gesetzgeber hat die Rechnungs-Pflichtbestandteile fein säuberlich in § 14 Umsatzsteuergesetz („Ausstellung von Rechnungen") aufgelistet. Bevor wir uns den einzelnen Inhaltserfordernissen der 10 Rechnungs-Gebote zuwenden, noch ein paar Klarstellungen: 

Wo ist das Problem? 

Die Fundstelle zeigt: Dreh- und Angelpunkt eventueller Rechnungsprobleme ist die Umsatzsteuer. Genauer: der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Denn für ihn bedeutet der in einer Rechnung ausgewiesene Umsatzsteueranteil bares Geld: Die sogenannte Vorsteuer darf der Rechnungsempfänger mit eigenen Umsatzsteuereinnahmen verrechnen oder sich bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung in Form einer Vorsteuererstattung vom Finanzamt zurückholen. 

Wenn Sie also eine unvollständige Rechnung verschicken, bekommt Ihr Kunde bei einer späteren Betriebsprüfung unter Umständen Probleme wegen eines vermeintlich ungerechtfertigten Vorsteuerabzugs. Umgekehrt gilt dasselbe für Sie, wenn Sie unvorsichtigerweise eine fehlerhafte Eingangsrechnung akzeptieren und begleichen. 

Im Einkommensteuergesetz finden sich dagegen keine vergleichbaren Vorschriften. Bei der Gewinnermittlung haben unvollständige oder falsche Rechnungsangaben daher weniger gravierende Folgen. Es kann durchaus vorkommen, dass der Vorsteuerabzug bei einer Steuerprüfung moniert wird, der Betriebsausgabenabzug hingegen durchgewunken wird. 

Da jedoch die allermeisten IT-Freelancer bzw. IuK-Gewerbetreibenden genauso wie ihre Kunden umsatzsteuerpflichtig sind, gelten die strengen Umsatzsteuervorschriften grundsätzlich für alle Ein- und Ausgangsrechnungen. 

Es geht auch ohne Rechnung 

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: In 14 UStG ist außerdem festgelegt, dass Rechnungen nur in bestimmten Fällen ausgestellt werden müssen: 

  • Bei allen umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen für andere Unternehmen und 
  • bei umsatzsteuerpflichtigen Werklieferungen sowie sonstigen Leistungen, die für Privatleute erbracht werden – soweit sie im Zusammenhang mit Grundstücken stehen. 

Bei allen anderen Lieferungen und Leistungen für Privatleute sind Rechnungen aus Sicht des Gesetzgebers nicht erforderlich. Fehlende Angaben ziehen daher auch keine steuerlichen Nachteile nach sich. Der Grund für die Großzügigkeit liegt auf der Hand: Privatleute dürfen keine Vorsteuer geltend machen. 

Die 10 Rechnungs-Gebote 

Nun aber zu den Pflichtbestandteilen. Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: 

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers, 
  2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, 
  3. das Ausstellungsdatum der Rechnung, 
  4. eine fortlaufende Rechnungsnummer (dabei ist eine lückenlose Abfolge der Nummerierung nicht erforderlich: Es genügt, wenn jede Nummer nur einmal vergeben wird. Da der Rechnungsempfänger dieses Kriterium nicht kontrollieren kann, gehen Fehler zulasten des Ausstellers), 
  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Dienstleistung, 
  6. monatsgenauer Zeitpunkt der Lieferung / Dienstleistung (bei Vorkasse oder Abschlagszahlungen: Zeitpunkt der Bezahlung): Wenn die Lieferung/Leistung und die Rechnungsstellung im selben Monat erfolgen, genügt der Hinweis: „Sofern nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum", 
  7. das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Honorar (bzw. der Kaufpreis) sowie eventuell vereinbarte Preisnachlässe (z. B. Skontoabzug), 
  8. den Umsatzsteuersatz (in Prozent) und den (absoluten) Umsatzsteuerbetrag oder den Grund für umsatzsteuerfreie Lieferungen oder Leistungen. Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen und / oder steuerfreie Positionen, müssen die verschiedenen steuerlichen Rechnungsanteile am Ende der Rechnung entsprechend zusammengefasst werden (USt-Satz 0 %, 7 % und 19 %). 
  9. Hinweis auf die Rechnungs-Aufbewahrungspflicht des Empfängers. Für die IT-Branche ist diese Vorschrift in der Regel ohne Belang: Die Hinweispflicht gilt im Wesentlichen für Rechnungen über Bau- und ähnliche Leistungen, die für Privatleute erbracht werden. Bei Unternehmenskunden ist der Hinweis ohnehin entbehrlich: Selbstständige und Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Aufzeichnungen und Belege bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. 
  10. Wenn ausnahmsweise der Leistungsempfänger die Abrechnung eines Auftrags vornimmt (= „Abrechnungs-Gutschrift"), muss die Rechnung die Bezeichnung „Gutschrift" tragen. An Abrechnungs-Gutschriften stellt der Gesetzgeber ansonsten dieselben Anforderungen wie an normale Rechnungen. 

Bitte beachten Sie: Neben den speziellen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen Sie bei Ausgangsrechnungen die allgemeinen Informationsvorschriften der Dienstleistungsinformations-Verordnung beachten. Neben den bereits genannten Angaben gehören dazu insbesondere die Informationen über Eintragungen in das Handels- oder Partnerschaftsregister (Registergericht und Registernummer). Ihre Bankverbindung werden Sie zudem aus purem Eigennutz nicht vergessen. 

Fehlende Formvorschriften 

Bestimmte Rechnungs-Formvorschriften gibt es nicht. Auch die Bezeichnung des Rechnungsdokuments spielt keine Rolle (sieht man einmal von der Ausnahme der Abrechnungs-Gutschrift ab). Im Gesetz heißt es ausdrücklich: 

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." 

Eine Rechnung muss also nicht unbedingt „Rechnung" heißen. Eine Abrechnung darf sogar aus mehreren verschiedenen Dokumenten bestehen. Hauptsache ist, dass in einem dieser Dokumente … 

  • das gesamte umsatzsteuerpflichtige (Netto-)Entgelt und 
  • der darauf entfallende Gesamt-Steuerbetrag genannt sowie 
  • die übrigen Rechnungs-Dokumente eindeutig bezeichnet werden, in denen alle anderen Informationen zu finden sind (z. B. Kaufvertrag, Lieferschein etc.) 

Das ist in § 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. 

Auch elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist. Die zwischenzeitlich bestehende digitale Signaturpflicht ist 2011 wieder außer Kraft gesetzt worden. Im Zweifel müssen Sie nur plausibel machen können, dass Sie vor dem Vorsteuerabzug … 

  • die Echtheit der Herkunft sowie 
  • die Unversehrtheit des Inhalts 

… geprüft haben. Außerdem müssen Sie Lesbarkeit der Rechnung für die Dauer der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht gewährleisten. 

Welche Folgen haben Lücken oder Fehler? 

Bei Rechnungen, die den Anforderungen des § 14 UStG nicht entsprechen, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht erlaubt. Doch, was tun, wenn eine Rechnung unvollständig oder fehlerhaft ist? 

Wie so oft – es kommt darauf an: 

  • Auf die Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer eigenen (Ausgangs-)Rechnungen haben Sie ja selbst Einfluss: Achten Sie darauf, dass alle oben genannten Pflichtbestandteile enthalten sind. 
  • Bei niedrigen Eingangsrechnungen sollten Sie sich angewöhnen, das Vorliegen der ersten acht Pflichtbestandteile beim Rechnungseingang oder vor der Bezahlung zu kontrollieren – zumindest auf Stichproben-Basis. 
  • Sollte sich eine Büromaterial-Rechnung in Höhe von 3,25 Euro als fehlerhaft erweisen, können Sie sich aufwendige Reklamationen und Rechnungskorrekturen sparen: Im ungünstigsten Fall werden Ihnen bei der nächsten Streuerprüfung 48 Cent Vorsteuer aberkannt. Etwas anders verhält sich die Sache nur dann, wenn Sie bei dem Händler regelmäßig einkaufen und auf Dauer höhere Vorsteuerbeträge gefährdet sind. 
  • Bei hohen Rechnungsbeträgen und bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen (z. B. Telekommunikationsrechnungen) sollten Sie hingegen unbedingt zeitnah auf einer korrekten Rechnung bestehen. 

Das ist Ihr gutes Recht: Denn Ihr Lieferant oder Dienstleister hat in dem Fall seine gesetzliche Pflicht verletzt, Ihnen als Unternehmens-Kunden eine Rechnung mit allen Pflichtbestandteilen auszustellen. Sie haben Anspruch auf ein korrigiertes Rechnungsdokument, in dem alle Angaben enthalten und inhaltlich zutreffend sind. 

Eine korrigierte Rechnung können Sie auch dann noch verlangen, wenn der Ausstellungszeitpunkt schon sehr lange zurückliegt. Als Rechnungsempfänger können Sie Ihren Anspruch mindestens drei Jahre lang geltend machen. Eine spezielle Verjährungsvorschrift sieht das Umsatzsteuergesetz nicht vor. 

Nachträgliche Korrektur 

Da Lücken oder Fehler in Rechnungen oft erst Jahre später im Rahmen von Steuerprüfungen auffallen, droht die nachträgliche Aberkennung des Vorsteuerabzugs: Stellen Sie sich vor, das Autohaus, bei dem Sie Ihren Geschäftswagen im Wert von 39.000 Euro gekauft haben, ist inzwischen vom Markt verschwunden ist. Dann müssen Sie unter Umständen mit einer Nachzahlung von fast 7.500 Euro rechnen! 

Grund genug, alle höheren Eingangsrechnungen gründlich zu kontrollieren und falls erforderlich zeitnah korrigieren zu lassen. Auf der sicheren Seite sind alle Beteiligten dabei dann, wenn der Aussteller die Rechnung komplett storniert: In dem Fall bekommen Sie eine Korrektur-Gutschrift (inhaltlich identisch mit der Ursprungsrechnung – nur mit negativem Vorzeichen). Außerdem stellt Ihr Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine inhaltlich richtige neue Rechnung mit sämtlichen Pflichtbestandteilen aus. 

Da Rechnungen aber auch aus mehreren Dokumenten bestehen dürfen (s. o.), darf der Aussteller Ihnen fehlende Angaben aber auch in anderer Form schriftlich zukommen lassen. Das Zusatzdokument muss dann aber einen ausdrücklichem Verweis auf das ursprüngliche Rechnungsdokument enthalten. 

Fehlerhafte Rechnung bezahlen? 

Apropos zeitnah: Solange Eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, ist der Aussteller erfahrungsgemäß druckempfindlicher und kooperativer. Am besten reklamieren Sie die Rechnung deshalb innerhalb der Zahlungsfrist. 

Wichtig: Auf die Fälligkeit einer Rechnung oder den Eintritt des Verzugs hat eine fehlerhafte Rechnung grundsätzlich keinen Einfluss! Auch fehlerhafte Rechnungen müssen also bezahlt werden. Bevor Sie das jedoch tun, sprechen Sie aber am besten erst einmal mit Ihrem Steuer- oder Rechtsberater – oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach. 

Kuriose Kunden-Sonderwünsche 

Durch … 

  • ​die Angabe des Rechnungs-Ausstellungsdatums, 
  • den Zeitpunkt der Lieferung / Dienstleistung und 
  • den Zeitpunkt der Bezahlung 

… gehen aus einer korrekten Rechnung alle für den Vorsteuerabzug bedeutsamen Zeitpunkte fest. Vorsteuerbeträge dürfen gemäß § 15 UStG in der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden, sobald die Lieferung oder Leistung erbracht ist und die Rechnung vorliegt. Ob die Rechnung bereits bezahlt wurde, spielt nur bei Vorkasse oder Abschlagszahlungen eine Rolle. Einen Unterschied zwischen Soll- und Ist-Besteuerung gibt es in Bezug auf die Vorsteuer-Anmeldung ebenfalls nicht. 

Trotzdem verlangen manche (vorzugsweise große) Unternehmen von ihren Dienstleistern, auf den Leistungsmonat rückdatierte Rechnungen auszustellen. Manchmal wird auch die Unterscheidung zwischen aktuellem „Rechnungsdatum" und früherem „(Rechnungs)Erstellungsdatum" verlangt. Eine steuerrechtliche Grundlage für solche fragwürdigen Forderungen gibt es nicht. Nach Auskunft von Steuerexperten und -praktikern gehen derartige Anliegen auf Erfordernisse des internen Rechnungswesens zurück. Rechtlich sind Sie nicht verpflichtet, solchen Forderungen nachzukommen. Ob Sie solchen Kundenwünschen trotzdem entsprechen, klären Sie am besten im Gespräch mit Ihrem Steuerberater. 

Fazit 

Auch wenn's schwerfällt: Auf lange Sicht lohnt es sich, auf vollständige und richtige Rechnungen zu achten. Zumindest bei hohen Rechnungsbeträgen und regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen. Anderenfalls droht bei der nächsten Steuerprüfung unter Umständen ein böses Vorsteuer-Erwachen.

Weiterführende Starter-Lektüre

- Was ist eigentlich ein Gewerbeschein - und brauche ich den?

- Gründer-Fragebogen: Finanzamt fragt Freelancer
- Gründer & Finanzamt: Welche Steuern muss ich zahlen?
- Gründungs-Vorlaufkosten: Belege sammeln lohnt sich!
- Wann ist ein Freiberufler selbstständig?

Ausführliche Informationen zu den einzelnen Steuerarten, zu Gewinnermittlung und Buchführungsvorschriften sowie der Wahl des passenden Steuerberaters finden Sie demnächst in weiteren P4P-Praxistipps: Stay tuned!


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Gründer & Finanzamt: Welche Steuern muss ich zahle...
IT Tage 2016 (Frankfurt, 12. - 15. Juni 2016)

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