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Wie geht eigentlich … „Einnahmenüberschussrechnung“?

Die sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die vereinfachte Form der Gewinnermittlung bei selbstständigen Tätigkeiten und Gewerbebetrieben. Wir erläutern, wie IT-Freelancer ihr steuerpflichtiges Einkommen ermitteln.

Normalerweise müssen Selbstständige und Unternehmer Ihren Gewinn aufwendig per „Betriebsvermögensvergleich" ermitteln. Stattdessen ist laut § 4 Abs. 3 EStG ist unter bestimmten Voraussetzungen auch die einfachere Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zulässig. Die erspart den Betroffenen eine Menge Arbeit und Ärger: Einnahmenüberschuss-Rechner brauchen sich um Themen wie Inventur, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, doppelte Buchführung und andere kaufmännische „Folterinstrumente" nicht zu kümmern.

Besonders gut haben es IT-Freiberufler: Sie sind generell von den kaufmännischen Buchführungs-Vorschriften befreit. Freiberufler dürfen ihren Gewinn immer per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln – ganz gleich, wie hoch ihr Umsatz oder Gewinn ist!

Bei gewerblichen IT-Freelancern sieht das etwas anders aus. Für sie gelten die Erleichterungen gemäß § 141 Abgabenordnung nur solange, wie …

  • ihr Jahresumsatz 600.000 Euro und
  • ihr Jahresgewinn 60.000 Euro

… nicht übersteigt. Wird einer der beiden Schwellenwerte überschritten (bei IT-Selbstständigen ist das meist die Gewinngrenze), müssen sie „Bücher führen" und einen kaufmännischen Jahresabschluss mit allem Drum und Dran machen.

Immerhin: Gewerbliche Einnahmeüberschuss-Rechner, die erstmalig die Gewinngrenze überschreiten, dürfen abwarten, bis sie vom Finanzamt aufgefordert werden, die Art der Gewinnermittlung zu ändern. Angenommen, Sie machen in diesem Jahr 75.000 Euro Gewinn und geben Ihre Steuererklärung in 2017 ab: Dann müssen Sie frühestens ab 2018 Bücher führen.

Prinzip der Gewinnermittlung

Zurück zur EÜR: Das Rezept der Überschuss-Gewinnermittlung lautet schlicht „Einnahmen minus Ausgaben gleich Einnahmenüberschuss":

  • Man addiere sämtliche Betriebseinnahmen (Honorare, Verkaufserlöse etc. – inklusive die von Kunden eingenommenen Umsatzsteuerzahlungen) und
  • ziehe davon sämtliche Betriebsausgaben ab (z. B. Reisekosten, Raumkosten, Büromaterial –inklusive selbst gezahlter Umsatzsteuer/Vorsteuer sowie eigene Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt).

Dabei gilt – wie bei der privaten Einkommensteuererklärung – das Zu- und Abflussprinzip: Entscheidend für die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu einem Steuer- und Wirtschaftsjahr ist demnach grundsätzlich der Zahlungszeitpunkt:

Angenommen, Sie schließen im Jahr 2016 ein Projekt ab und schicken die dazugehörige Rechnung Anfang Dezember an Ihren Auftraggeber. Wird die Rechnung vom Kunden erst 2017 bezahlt, gehört der Vorgang in die EÜR des Jahres 2017. Der Zeitpunkt der Entstehung einer Forderung spielt also keine Rolle. Das gilt auch für die eigenen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Bewertungsfragen und Rechnungsabgrenzungen können Sie sich somit sparen.

Nach Abzug der Einnahmen von den Ausgaben bleibt der steuerpflichtige Gewinn übrig. Denkbar ist selbstverständlich auch ein Verlust – was bei IT-Freelancern allerdings eher untypisch ist. In anderen Branchen sind Verluste dagegen keinesfalls ungewöhnlich – vor allem in der Anfangsphase neu gegründeter Unternehmen sind sie sogar an der Tagesordnung. Verluste aus einer selbstständigen Tätigkeit mindern das zu versteuernde Einkommen aus anderen Einkunftsarten.

Wichtig: Erwirtschaftet ein Steuerpflichtiger unterm Strich insgesamt rote Zahlen, kann der Verlust mit bereits versteuerten Gewinnen der Vergangenheit verrechnet oder als Verlustvortrag in künftige Jahre übertragen werden!


Form der Gewinnermittlung

Mahr als genug inhaltliche Steuervorschriften für die EÜR-Gewinnermittlung gibt es seit eh und je. Die Form der EÜR blieb früher aber jedem Selbstständigen selbst überlassen. Das gilt seit einigen Jahren nur noch für Betriebe, deren Betriebseinnahmen 17.500 Euro nicht überschreiten:

Kleinstunternehmen können das Finanzamt theoretisch mit einem Dreizeiler abspeisen:

  • Betriebseinnahmen
  • ./. Betriebsausgaben
  • = Einnahmenüberschuss.

Auf allzu sparsame Angaben reagiert der Fiskus jedoch allergisch: Ihr Sachbearbeiter kann jederzeit zusätzliche Informationen anfordern und im ungünstigsten Fall sogar eine Betriebsprüfung ansetzen. Normalerweise liegen die Umsätze von IT-Selbstständigen ohnehin deutlich über 17.500 Euro. In dem Fall muss die amtliche „Anlage EÜR" ausgefüllt werden.

Das Formular besteht im Wesentlichen aus fünf Seiten:

  • Auf Seite 1 machen Sie Angaben zu Ihrem Betrieb und tragen Ihre Betriebseinnahmen sowie die „Abschreibungen" (= Wertverluste Ihres Betriebsvermögens) ein,
  • Auf Seite 2 erfassen Sie alle anderen Betriebsausgaben (von den Abschreibungen über Raum-, Reise-, Werbe-, Telekommunikations- und Bewirtungskosten bis hin zu Kfz- und anderen Fahrtkosten).
  • Auf Seite 3 sind in besonderen Fällen Gewinnkorrekturen möglich (zum Beispiel durch Bilden und Auflösen von Rücklagen).
  • Seite 4 dient der summarischen Auflistung des Anlagevermögens: Auf der „Anlage AVEÜR" tragen Sie zum Beispiel den Wert Ihres Geschäftswagens oder Ihrer IT-Hardware und Büroausstattung ein.
  • Auf Seite 5 schließlich werden die „nicht abziehbaren Schuldzinsen" ermittelt. Die „Anlage SZE" müssen Sie aber nur dann ausfüllen, wenn Sie zuvor mehr als 2.050 Euro Schuldzinsen als Betriebsausgabe geltend gemacht haben.

Bitte beachten Sie: Seit 2016 gibt es als Ergänzung zur Anlage EÜR noch die Anlagen „ER" (Ergänzungsrechnung) und „SE" (Sonderberechnung) und „AVSE" (Anlageverzeichnung zur Anlage SE). Diese Formulare spielen für IT-Selbstständige normalerweise keine Rolle: Sie müssen nur in seltenen Ausnahmefällen durch Gesellschafter von Personengesellschaften ausgefüllt werden.

Tipp: Auf der Website des Bundesfinanzministeriums finden Sie das BMF-Schreiben zur jüngsten „Anlage EÜR 2016". Neben dem Vordruck enthält es eine vergleichsweise verständliche Ausfüllanleitung zu den einzelnen Formularzeilen.

Weitere Anlagen & Datenübermittlung

Ganz gleich, ob unterm Strich ein Gewinn oder Verlust entsteht:

  • IT-Freiberufler tragen das Ergebnis ihrer EÜR zusätzlich in die „Anlage S" (wie „Selbstständige Tätigkeit") ein.
  • IT-Gewerbetreibende nutzen dafür die „Anlage G" (wie „Gewerbebetrieb").

Die „Anlage S" (bzw. „Anlage G") übermitteln Sie zusammen mit der „Anlage EÜR" und Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ans Finanzamt. Außerdem dürfen Sie Einkünfte anderer Art nicht vergessen, zum Beispiel als Arbeitnehmer („Anlage N") oder Vermieter („Anlage V").

Und gleich noch zwei wichtige Hinweise hinterher:

  • Anders als Arbeitnehmer sind Selbstständige und Unternehmer verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Als Termin sollten Sie sich Ende Mai des Folgejahres vormerken. Falls Sie einen Steuerberater beauftragen, dürfen Sie sich mit Ihrer Steuererklärung bis Dezember des Folgejahres Zeit lassen.
  • Sowohl die Einnahmenüberschussrechnungen als auch Ihre Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen verlangt das Finanzamt mittlerweile in elektronisch signierter Form per Datenübermittlung. Für die Übertragung können Sie die kostenlose Steuer-Software ElsterFormular oder den amtlichen Webservice ElsterOnline nutzen. Außerdem verfügen kommerzielle Buchführungs- und Steuerprogramme über eine Elster-Schnittstelle.

Ausblick: Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten

So genau die Form der EÜR-Gewinnermittlung inzwischen geregelt ist: Die unterjährigen „Buchführungs"-Vorschriften sind vergleichsweise überschaubar. Genau genommen müssen EÜRler ja gar keine kaufmännischen Bücher führen. Da Sie jedoch spätestens bei einer Betriebsprüfung in der Lage sein müssen, Ihre betriebliche Einnahmen und Ausgaben durch Belege nachweisen zu können, müssen Sie sich an die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften halten.

Zudem ergeben sich durch die gefürchteten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) neuerdings zusätzliche Anforderungen. Mit den Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten befasst sich unser nächster P4P-Grundlagenbeitrag.

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IT Tage 2016 (Frankfurt, 12. - 15. Juni 2016)

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